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OBJECTIFS
Constat
Il ne faut surtout pas se limiter à considérer la problématique de l’archivage électronique comme une simple dématérialisation des techniques traditionnelles d’archivage. Ajoutons à cela que la notion même d’archivage a changé dans la mesure où doit être totalement balayée cette vision ancienne, pourtant bien ancrée dans les esprits, de l’archive conservée dans des cartons poussiéreux. Outre l’influence des nouvelles obligations, ce nouveau type d’archivage doit être considéré très en amont dans la chaîne de l’information, d’où la prise en compte de l’ensemble du cycle de vie des données, de sa création à son archivage historique ou à sa destruction. En effet, la loi française est très claire sur le sujet, pour que des données électroniques puissent avoir une quelconque valeur juridique il faut entre autres apporter la preuve de leur intégrité tout au long de leur parcours, de la création à l’archivage, la donnée doit être récupérable facilement et efficacement, voire disponible en ligne.
Ajoutons qu’en matière de nouvelles technologies et de leurs évolutions rapides bien connues, il est d’autant plus difficile d’opérer un choix destiné à engager l’entreprise sur plusieurs années, s’agissant d’archivage et par définition de moyen et de long terme ; Il s’agit là du paradoxe de l’archivage électronique.
L’archivage est donc à prendre en compte dès la création de la donnée ce qui provoque certains bouleversements dans les anciennes habitudes comme il est facile de l’imaginer.
Fut un temps où l’on pouvait facilement définir la notion de données vivantes ou mortes en résumant cela au type d’accès. Une donnée était réputée vivante si accessible en ligne et encore modifiable alors qu’à l’inverse elle était dite morte si figée et archivée. Cette époque est en train de disparaître et encore une fois l’archivage prend une orientation tout à fait nouvelle dans la mesure où il devient partie intégrante et surtout active du cycle de vie de la donnée. La particularité de la donnée archivée est de ne plus être modifiable tout en demeurant accessible tant qu’elle présente une utilité. C’est le cas par exemple d’un mail qui, autrefois, aurait été considéré comme une donnée morte.
Face à cette profonde mutation le chef d’entreprise se trouve fort démuni, ne sachant pas par quel bout prendre le problème, d’où la tentation fort compréhensible d’attendre ! Pourtant les enjeux sont de taille qu’ils soient, juridiques, réglementaires, organisationnels, sécuritaires, géopolitiques, …
Enfin pourquoi ne pas profiter de ces évolutions pour donner une nouvelle valeur à la donnée archivée, entre autre en matière d’accessibilité. En effet à partir du moment où l’information existe sous forme électronique et que son intégrité est garantie, les seules modifications qu’elle puisse subir sont celles relatives à un changement de support, voire un système d’accès plus sophistiqué en matière d’indexation. Dès lors l’information, même archivée, peut rester accessible extrêmement facilement et renforcer d’autant le système d’information de l’entreprise et par là même sa compétitivité en permettant de disposer de la bonne information au bon moment.
Par rapport à ce qui précède et si l’on veut résumer les exigences de l’archivage électronique disons qu’il doit permettre de :
assurer la traçabilité, l’intégrité, la sécurité, la pérennité des données,
répondre aux exigences légales et réglementaires de conservation et de communication,
relever le défi de l’obsolescence technologique récurrente,
faciliter l’accès à l’information.
Tout cela doit bien évidemment être réalisé au meilleur coût !
Au-delà de la simple technique il est ainsi indispensable de considérer d’autres aspects très différents comme les aspects juridiques, organisationnels ou normatifs. Sans être compliqué cet environnement devient néanmoins vite complexe. D’où la nécessite de pouvoir d’une part sensibiliser et d’autre part informer l’ensemble des utilisateurs potentiellement concernés.
De fait par rapport à l’évolution des besoins, des contraintes associées et des techniques, rien ne permet aujourd’hui de répondre de façon vraiment satisfaisante aux véritables préoccupations des utilisateurs en matière de gestion et de conservation de l’information électronique.
Cet environnement à multiples facettes nécessite une forte clarification à destination des utilisateurs en lien avec l’ensemble des fournisseurs.
Par ailleurs il est clair également qu’il s’agit là de problématiques internationales même s’il y a évidemment encore des divergences sur la façon de les aborder.
Objectifs
FEDISA s’est fixée pour principales missions :
- d'informer et assister les utilisateurs sur les nouvelles technologies, les nouveaux processus et les nouvelles réglementations en effectuant une véritable veille tant technologique que juridique, normative ou encore organisationnelle.
d'aider les responsables de projet à justifier leurs dossiers :en les sensibilisant aux nouvelles technologies et aux obligations correspondantes ; normatives, organisationnelles, juridiques et réglementaires,
en leur permettant d’estimer les risques encourus (légaux et financiers) et les avantages compétitifs comme une meilleure réactivité.
- de fluidifier et participer au développement du marché :de l’archivage électronique, de la gestion et de la conservation de l’information.
- de favoriser la mise en place des « certifications et des référencements » relatifs :aux tiers archiveurs, aux outils matériels et logiciels, aux systèmes internes d’archivage des entreprises.
- d'établir des synergies avec d’autres organismes nationaux et internationaux du domaine et représenter l’industrie et les utilisateurs auprès des pouvoirs publics et de ces différents organismes.Sur ce dernier point une réelle collaboration a d’ores et déjà été établie avec :l’AFNOR (association française pour la normalisation) et le CEN au niveau européen,
* la DAF (Direction des Archives de France),
* la DGME (Direction Générale pour la Modernisation de l’Etat),
* la DCSSI (Direction Centrale de la Sécurité des Systèmes d’Information),
* l’AIIM aux Etats-Unis et bientôt l’ARMA.
- de donner une vision européenne voire internationale à l’archivage électronique
* Développement en Europe pour 2007
* Belgique : Création en cours d’une entité FEDISA (fédération européenne de l’ILM du stockage et de l’archivage) à Bruxelles,
* Espagne : Partenaire local identifié,
* Suisse : Courant 2007,
* Luxembourg : correspondant CLUSIL existant.
* Etats-Unis : FedISA est devenue membre de l’AIIM, représentée par Jean-Louis Pascon.
Enjeux
Au niveau de l’entreprise, les enjeux induits par l’archivage électronique sont multiples :
- Un enjeu stratégique pour décider quelles données conserver en dehors des aspects purement obligatoires. En effet, selon son domaine d’activité il est plus ou moins intéressant de conserver ses différents procédés, savoir-faire ou autres afin de pouvoir les réutiliser ultérieurement ou tout simplement d’en garder une trace historique au sens du patrimoine intellectuel de l’entreprise.
- Un enjeu soit légal, destiné au respect des lois en vigueur, soit réglementaire afin de se conformer à des exigences très génériques ou plus spécifiques pour telle ou telle branche d’activité. Quoiqu’il en soit sur ce point il s’agit avant tout de bien connaître ses obligations et l’étendue des sanctions en cas de non respect de ces obligations.
- Un enjeu organisationnel, dans la mesure où il faudra autant que faire se peut optimiser la structuration des données afin d’en faciliter la gestion et de maîtriser la redondance de l’information, détruire les données inutiles ou périmées qui alourdissent le système, faciliter l’accès à l’information tout en respectant des droits d’accès établis de façon stricte.
- Un enjeu sécuritaire qui oblige à avoir une cohérence indéniable entre les différentes démarches associées au sein de l’entreprise. En effet pourquoi fermer la porte de son usine si l’on ne bloque pas les accès à l’information, certes immatérielle, avec la même logique.
- Un enjeu d’ordre technologique. La question à laquelle il va falloir répondre consiste à trouver quelle technologie adapter dans un monde en pleine évolution et quelle solution retenir, capable de protéger l’entreprise contre cette obsolescence des technologies tout en lui offrant une garantie de disponibilité des données sur le moyen, long terme. Enfin toujours sous l’aspect technique, le système devra être capable d’absorber une augmentation naturelle des volumes de données à archiver.
- Un enjeu juridique qui concerne essentiellement les données conservées à des fins légales et se situe entre organisation et technique. Il est important de vérifier qu’au besoin, en cas de contentieux par exemple, le système permettra d’une part de retrouver les pièces requises dans les délais impartis et de plus que ces dernières pourront être effectivement retenues comme éléments de preuve. Un autre aspect de cet enjeu consiste à respecter les lois en vigueur par rapport à la conservation de types particuliers de données comme les données personnelles.
- Un enjeu géopolitique qui réside dans la capacité pour l’entreprise à conserver son information dans différents lieux pour peu qu’elle puisse y accéder en ligne.
- Un enjeu financier et ceci à double titre : le premier au regard des investissements directement liés à la mise en place du système d’archivage et à son exploitation, le second face au risque encouru si l’entreprise se trouve dans l’impossibilité de retrouver et de fournir l’information requise. |
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