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LE DROIT DE L’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE N’EXISTE PAS
Dans le cadre de projets d’archivage électronique, les entreprises s’interrogent sur la valeur juridique de leurs système d’archivage électronique (« SAE »).
Depuis la loi du 3 janvier 1979, codifiée aux articles L. 211-1 et suivants du Code du patrimoine, une première distinction doit être opérée entre le secteur public et le secteur privé.
En effet, le secteur public est tenu de se conformer aux exigences issues de la loi de 1979 précitée pour la tenue de ses archives.
Pour autant, le lecteur de la loi du 15 juillet 2008 qui réforme le Code du patrimoine est bien en peine de trouver une quelconque disposition visant les archives électroniques.
Néanmoins, il serait faux de prétendre que le législateur n’a pas pris la mesure de l’essor des documents électroniques.
Ainsi, la loi pour la confiance dans l’économie numérique impose aux commerçants électroniques, dans leurs relations avec les consommateurs, de « conserver » les contrats électroniques pendant une durée de dix ans.
Cette même loi impose aux fournisseurs d’accès internet et aux hébergeurs de « détenir et de conserver » les données d’identification et de connexion et ce, sous peine de sanctions pénales.
Le Code général des impôts fixe des prescriptions spécifiques, s’agissant des factures électroniques et des factures dématérialisées, en matière de « stockage ».
En dehors de ces cas particuliers, le législateur s’est concentré sur l’adaptation du droit de la preuve à l’ère électronique, qui demeure dominé par l’écrit.
Tout d’abord, le Code civil admet, depuis 1980 , l’équivalence de la copie sur « support fidèle et durable » à l’original écrit sur support papier.
Ensuite, la loi du 13 mars 2000 , est venue réformer le droit de la preuve pour accorder à l’écrit électronique une valeur probante égale à celle de l’écrit sur support papier .
Cette reconnaissance est néanmoins assortie de conditions tenant à l’identification de la personne à laquelle on entend opposer l’écrit électronique original (« la preuve électronique ») et à son intégrité, tant lors de la création qu’à la conservation de cet écrit.
Ce faisant, le lien entre la preuve littérale et la signature électroniques devient une évidence et amène inévitablement à devoir s’interroger sur la fiabilité du procédé utilisé dès lors que, sauf signature « sécurisée », la personne utilisant une signature électronique « simple » devra démontrer cette fiabilité.
Le législateur s’est bien gardé, de définir précisément ces concepts d’identification et d’intégrité ou de spécifier les exigences auxquelles doivent répondre les dispositifs de création et de conservation des documents électroniques, réserve faite du cas particulier de la signature électronique présumée fiable.
Tout au plus, la loi du 13 mars 2000 a consacré la validité des conventions de preuve permettant, dans la sphère contractuelle, d’aménager les conditions d’équivalence de l’écrit électronique à l’écrit sur support papier.
Qu’il s’agisse de signature électronique, de copie électronique ou d’écrit original électronique, les organismes de normalisation ont publié des normes , parfois complété de « référentiels » émanant de l’Administration.
En dehors de la sphère contractuelle ou en l’absence de convention de preuve, la référence aux normes, assimilées à l’état de l’art, permet d’établir une « passerelle » entre les exigences légales précitées et les solutions susceptibles d’être mises en œuvre.
Pour autant, il serait erroné de considérer que la fiabilité d’un SAE, c’est à dire l’aptitude d’une organisation à opposer une preuve écrite électronique repose exclusivement sur des exigences techniques, auxquelles les normes ne se réduisent d’ailleurs pas.
Dès lors, la mise en œuvre d’un SAE nécessite, à l’instar de ce que préconise la norme internationale sur le records management, de mettre en œuvre une méthodologie basée sur l’analyse de l’existant, des objectifs poursuivis et du contexte juridique – y inclus contractuel - dans lequel l’organisation évolue afin de formaliser une politique d’archivage électronique et de spécifier ses exigences à l’heure du choix du SAE
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Consciente de l’obsolescence rapide des solutions informatiques, la loi du 17 juin 2008 vient de réformer en profondeur les durées de prescription en fixant celles-ci, sauf exception et sous réserve des dispositions transitoires, à 5 ans. La prochaine chronique sera consacrée à l’impact de la loi du 17 juin 2008 sur les SAE.
1 Art. 27, loi n°2004-575 du 21 juin 2004.
2 Art. 6 II et II bis.
3 Art. 289 V et 289 bis du Code général des impôts.
4 Art. 1348, Code civil, modifié par loi du 13 juillet 1980.
5 Loi n°2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve
aux technologies de l'information et relative à la signature électronique.
6 Art. 1316-1 du Code civil.
7 Norme NF Z 42-013, ISO/CEI 15489.
8 http://www.ssi.gouv.fr/fr/confiance/archivage.html et
http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy/moreq/index_fr.htm
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